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Regolamento in materia di dichiarazioni sostitutive

Dal 1° gennaio 2012 sono in vigore le nuove norme in materia di certificazioni, contenute nell'art. 15 della legge 183/11 (cosiddetta "legge di stabilità"), che stabiliscono un importante principio: "Le certificazioni rilasciate dalla pubblica amministrazione in ordine a stati, qualità personali e fatti sono valide ed utilizzabili solo nei rapporti fra privati. Nei rapporti con gli organi della pubblica amministrazione ed i gestori dei pubblici servizi. i certificati e gli atti di notorietà sono sempre sostituiti dalle dichiarazioni di cui agli articoli 46 e 47 [il riferimento è agli articoli del d.lgs. n. 445/2000 ed alle dichiarazioni sostitutive di certificazioni e di atti di notorietà]. Sulle certificazioni da produrre ai soggetti privati è apposta, a pena di nullità, la dicitura: “Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di servizi pubblici".

In pratica, le scuole non possono più chiedere - né accettare dalle famiglie e dagli studenti - certificazioni rilasciate da una pubblica amministrazione. Devono invece chiedere di presentare dichiarazioni sostitutive conformi a quanto previsto dagli articoli citati: il che comporta, in pratica, oltre alla necessità di predisporre un’apposita modulistica, rendere facilmente accessibili e fruibili le norme relative alle dichiarazioni sostitutive, per consentire sia al personale interno che ai cittadini utenti una informazione rapida e completa. Il presente regolamento persegue questa finalità.

ART. 1

DEFINIZIONE ED AMBITO DI APPLICAZIONE

1.1 Il presente regolamento, adottato in esecuzione della L. 15.05.1997, n. 127 e del D.P.R. 28.12.2000, n. 445 e successive modifiche ed integrazioni, disciplina la materia delle dichiarazioni sostitutive di certificazione e di atto di notorietà, ed a tali fini sono utilizzate le seguenti definizioni:

  • dichiarazione sostitutiva di certificazione: è la dichiarazione resa dall'interessato per sostituire le certificazioni prodotte dalle Pubbliche Amministrazioni, di cui al successivo art. 3;
  • dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà: è la dichiarazione resa dall'interessato concernente stati, qualità personali e fatti che siano a diretta conoscenza di questi, di cui al successivo art. 4;
  • certificato: è il documento rilasciato da una pubblica amministrazione avente funzione di ricognizione, riproduzione e partecipazione a terzi di stati, qualità personali e fatti contenuti in albi, elenchi o registri pubblici o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni pubbliche;
  • collegamenti informatici: sono i collegamenti tra banche-dati o tra sistemi complessi di gestione delle reti locali che consentono uno scambio di dati attraverso trasmissioni in rete o mediante digitalizzazione delle informazioni;
  • collegamento per via telematica: è l'inoltro di un documento mediante l'utilizzo di moderne tecnologie di comunicazione, non ricomprese tra quelle informatiche;
  • controllo: è l'attività finalizzata a verificare la corrispondenza tra informazioni rese da un soggetto ed altre informazioni in possesso della stessa Amministrazione procedente o di altre Pubbliche Amministrazioni.

1.2 - Le disposizioni del presente regolamento riguardano la produzione di atti e documenti agli organi della pubblica amministrazione, nonché ai gestori di pubblici servizi nei rapporti tra loro e in quelli con l'utenza, e ai privati che vi consentono.

1.3 - Le disposizioni del presente regolamento si applicano ai cittadini italiani e dell'Unione europea, nonché ai cittadini dei paesi extracomunitari, anche se non residenti, in possesso di regolare permesso di soggiorno limitatamente ai dati ed ai fatti attestabili dalle pubbliche amministrazioni, alle persone giuridiche, alle società di persone, alle pubbliche amministrazioni ed agli enti, alle associazioni ed ai comitati aventi sede legale in Italia od in uno dei Paesi dell'Unione europea.

1.4 - I cittadini di Stati non appartenenti all'Unione regolarmente soggiornanti in Italia, possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 del D.P.R. 28.12.2000, n. 445, limitatamente agli stati, alle qualità personali e ai fatti certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici italiani, fatte salve le speciali disposizioni contenute nelle leggi e nei regolamenti concernenti la disciplina dell'immigrazione e la condizione dello straniero.

1.5 - Al di fuori dei casi previsti al punto 1.4, i cittadini di Stati non appartenenti all'Unione, autorizzati a soggiornare nel territorio dello Stato, possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 del D.P.R. 28.12.2000, n. 445 nei casi in cui la produzione delle stesse avvenga in applicazione di convenzioni internazionali fra l'Italia ed il Paese di provenienza del dichiarante.

1.6 - Al di fuori dei casi di cui ai precedenti punti 1.4 e 1.5 gli stati, le qualità personali ed i fatti, sono documentati mediante certificati o attestazioni rilasciati dalla competente autorità dello Stato estero, corredati di traduzione in lingua italiana autenticata dall'autorità consolare italiana che ne attesta la conformità all'originale, dopo aver ammonito l'interessato sulle conseguenze penali della produzione di atti o documenti non veritieri.

ART. 2

FINALITA'

2.1 - Le finalità del presente regolamento, come previsto dalla superiore normativa, per l'effettuazione di dichiarazioni sostitutive di certificazioni e/o dell'atto di notorietà, sono quelle di conformarsi ai seguenti criteri e principi direttivi:

  1. eliminazione o riduzione dei certificati e/o delle certificazioni richiesti ai soggetti interessati all'adozione di provvedimenti amministrativi o all'acquisizione di vantaggi, benefici economici o altre utilità erogati dall'amministrazione scolastica e da soggetti pubblici gestori o esercenti di pubblici servizi
  2. ampliamento delle categorie di stati, qualità personali e fatti comprovabili dagli interessati con dichiarazioni sostitutive di certificazioni e/ dell'atto di notorietà
  3. modificazione delle disposizioni normative e regolamentari sui procedimenti amministrativi in attuazione dei criteri di cui alle lettere a) e b), al fine di evitare che le misure di semplificazione comportino oneri o ritardi nell'adozione dell'atto amministrativo.

ART. 3

DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE DI CERTIFICAZIONI

3.1 - Le dichiarazioni sostitutive di certificazioni, previste dall'art. 46 del D.P.R. 28.12.2000, n. 445, sottoscritte dall'interessato e prodotte, anche contestualmente all'istanza, in sostituzione delle normali certificazioni, possono comprovare i seguenti stati, fatti e qualità personali:

a) data e il luogo di nascita;

b) residenza;

c) cittadinanza;

d) godimento dei diritti civili e politici;

e) stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;

f) stato di famiglia;

g) esistenza in vita;

h) nascita del figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente;

i) iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;

l) appartenenza a ordini professionali;

m) titolo di studio, esami sostenuti;

n) qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;

o) situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;

p) assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto;

q) possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria;

r) stato di disoccupazione;

s) qualità di pensionato e categoria di pensione;

t) qualità di studente;

u) qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;

v) iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;

z) tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio;

aa) di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l’applicazione di misure di sicurezza e di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa (lettera così modificata dall'articolo 49 del d.P.R. n. 313 del 2002)

bb) di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;

bbb) di non essere l'ente destinatario di provvedimenti giudiziari che applicano le sanzioni amministrative di cui al decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231
(lettera introdotta dall'articolo 49 del d.P.R. n. 313 del 2002)

cc) qualità di vivenza a carico;

dd) tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile;

ee) di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.

3.2 - Per le dichiarazioni di cui al presente articolo può essere utilizzato lo schema di modulistica allegato al presente regolamento sotto la lettera A).

ART. 4

DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE DELL'ATTO DI NOTORIETA'

4.1 - La dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà è il documento, reso e sottoscritto dall'interessato, concernente stati, qualità personali e fatti che siano a diretta conoscenza dello stesso.

4.2 - Fatte salve le eccezioni espressamente previste per legge, nei rapporti con la pubblica amministrazione e con i concessionari di pubblici servizi, tutti gli stati, le qualità personali ed i fatti non espressamente indicati nel precedente art. 3 sono comprovati dall'interessato mediante la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà.

4.3 - La dichiarazione resa nell'interesse proprio del dichiarante può riguardare anche stati, qualità personali e fatti relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza.

4.4 - La dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà può riguardare anche il fatto che la copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione, la copia di una pubblicazione ovvero la copia di titoli di studio o di servizio sono conformi all'originale. Tale dichiarazione può riguardare, inoltre, la conformità all'originale della copia dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dal privato.

4.5 - Fatto salvo il caso in cui la legge prevede espressamente che la denuncia all'Autorità di Polizia Giudiziaria è presupposto necessario per attivare il procedimento amministrativo di rilascio di duplicato di documenti di riconoscimento o, comunque, attestanti stati e qualità personali dell'interessato, lo smarrimento dei documenti medesimi è comprovato da chi ne richiede il duplicato mediante dichiarazioni sostitutive.

4.6 - Per le dichiarazioni di cui al presente articolo possono essere utilizzati gli schemi di modulistica allegati al presente regolamento sotto la lettera B).

ART. 5

IMPEDIMENTO ALLA SOTTOSCRIZIONE E ALLA DICHIARAZIONE

5.1 - Il pubblico ufficiale, previo accertamento dell'identità del dichiarante, raccoglie la dichiarazione di chi non sa o non può firmare (analfabetismo o impedimento fisico), attestando contestualmente anche la motivazione dell'impedimento.

5.2 - In caso di impedimento temporaneo, per ragioni connesse allo stato di salute, la dichiarazione può essere resa dal coniuge o, in sua assenza, dai figli o, in mancanza di questi, da altro parente in linea retta o collaterale fino al terzo grado, al pubblico ufficiale, che ne accerta l'identità ed attesta anche la motivazione dell'impedimento.

5.3 - Le disposizioni del presente articolo non si applicano in materia di disposizioni fiscali.

5-4 - Per le dichiarazioni di cui al presente articolo possono essere utilizzati gli schemi di modulistica allegati al presente regolamento sotto la lettera C).

ART. 6

RAPPRESENTANZA LEGALE

6.1 - Qualora l'interessato sia soggetto alla potestà dei genitori, a tutela o a curatela, le dichiarazioni sostitutive previste dal presente regolamento devono essere sottoscritte rispettivamente dal genitore esercente la patria potestà, dal tutore, o dall'interessato stesso con l'assistenza del curatore. La dichiarazione deve contenere gli estremi del provvedimento di nomina del tutore o del curatore.

6.2 - Per le dichiarazioni di cui al presente articolo possono essere utilizzati gli schemi di modulistica allegati al presente regolamento sotto la lettera D).

ART. 7

MODALITA' DI INVIO E SOTTOSCRIZIONE DELLE ISTANZE

7.1 - Tutte le istanze e le dichiarazioni da presentare all'amministrazione scolastica o ai gestori o esercenti di pubblici servizi, possono essere inviate anche per fax e via telematica. La trasmissione via telematica è consentita solo quando le istanze e le dichiarazioni inviate sono sottoscritte mediante firma digitale o quando il sottoscrittore è identificato dal sistema informatico con l'uso della carta d'identità elettronica.

7.2 - Le istanze e le dichiarazioni sostitutive di certificazioni e/o di atto di notorietà da produrre agli organi dell'amministrazione scolastica o ai gestori o esercenti di pubblici servizi, sono sottoscritte dall'interessato in presenza del dipendente addetto ovvero sottoscritte e presentate e/o trasmesse a mezzo del servizio postale unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore. La copia fotostatica del documento deve essere inserita nel fascicolo.

7.3 - Le disposizioni del presente articolo non si applicano nei casi previsti dai precedenti articoli 5 e 6.

ART. 8

ACQUISIZIONE DIRETTA DI DICHIARAZIONI

8.1 - L'amministrazione scolastica e i gestori di pubblici servizi non possono richiedere atti o certificati concernenti stati, qualità personali e fatti che risultino elencati al precedente art. 3, che siano attestati in documenti già in loro possesso o che comunque essi stessi siano tenuti a certificare. In luogo di tali atti o certificati i soggetti indicati nel presente comma sono tenuti ad acquisire d'ufficio le relative informazioni, previa indicazione, da parte dell'interessato, dell'amministrazione competente e degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti, ovvero ad accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta dall'interessato.

8.2 - Fermo restando il divieto di accesso a dati diversi da quelli di cui è necessario acquisire la certezza o verificare l'esattezza, si considera operata per finalità di rilevante interesse pubblico, ai fini di quanto previsto dal decreto legislativo 11 maggio 1999, n. 135, la consultazione diretta, da parte dell'amministrazione scolastica o di un gestore di pubblico servizio, degli archivi dell'amministrazione certificante, finalizzata all'accertamento d'ufficio di stati, qualità personali e fatti ovvero al controllo sulle dichiarazioni sostitutive di certificazioni presentate dai cittadini. Per l'accesso diretto ai propri archivi l'amministrazione certificante rilascia all'amministrazione procedente apposita autorizzazione in cui vengono indicati i limiti e le condizioni di accesso volti ad assicurare la riservatezza dei dati personali ai sensi della normativa vigente.

8.3 - Quando l'amministrazione scolastica opera l'acquisizione d'ufficio ai sensi del precedente comma, può procedere anche per fax e via telematica.

8.4 - Al fine di agevolare l'acquisizione d'ufficio di informazioni e dati relativi a stati, fatti e qualità personali, contenuti in albi, elenchi o pubblici registri, le amministrazioni certificanti sono tenute a consentire all'amministrazione scolastica procedente, senza oneri, la consultazione per via telematica dei loro archivi informatici, nel rispetto della riservatezza dei dati personali.

8.5 - In tutti i casi in cui l'amministrazione scolastica procedente acquisisce direttamente informazioni relative a stati, fatti e qualità personali presso l'amministrazione competente per la loro certificazione, il rilascio e l'acquisizione del certificato non sono necessari e le suddette informazioni sono acquisite, senza oneri, con qualunque mezzo idoneo ad assicurare la certezza della loro fonte di provenienza.

8.6 - I documenti trasmessi da chiunque all'amministrazione scolastica tramite fax o con altro mezzo telematico o informatico idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale.

8.7 - I certificati, gli estratti e gli attestati necessari per l'iscrizione alle scuole di ogni ordine e grado ed all'università, i certificati e gli estratti dai registri dello stato civile e dai registri demografici richiesti dai comuni nell'ambito di procedimenti di loro competenza, sono sostituiti dalla dichiarazione sostitutiva di certificazioni di cui al presente regolamento.

8.8 - L'amministrazione scolastica che riceve tali dichiarazioni, laddove sussistano ragionevoli dubbi sulla veridicità del loro contenuto, è tenuta ad effettuare idonei controlli sulle stesse ai sensi del successivo art. 10.

ART. 9

VALI DITA'

9.1 - I certificati rilasciati dalla pubblica amministrazione attestanti stati, fatti e qualità personali non soggetti a modificazioni hanno validità illimitata. Sulle certificazioni da produrre ai soggetti privati è apposta, a pena di nullità, la dicitura: "Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di servizi pubblici". Le restanti certificazioni hanno validità di sei mesi dalla data di rilascio, se disposizioni di legge o regolamentari non prevedono una validità superiore.

9.2 - I certificati anagrafici, le certificazioni dello stato civile, gli estratti e le copie integrali degli atti di stato civile sono ammessi dalle pubbliche amministrazioni, nonché dai gestori o esercenti di pubblici servizi, anche oltre i termini di validità nel caso in cui l'interessato dichiari, in fondo al documento, che le informazioni contenute nel certificato stesso non hanno subito variazioni dalla data di rilascio. Il procedimento per il quale gli atti certificativi sono richiesti deve avere comunque corso, una volta acquisita la dichiarazione dell'interessato. Resta ferma la facoltà di verificare la veridicità e la autenticità delle attestazioni prodotte. In caso di falsa dichiarazione si applicano le disposizioni di cui al successivo art. 11.

ART. 10

ACCERTAMENTI D'UFFICIO

10.1 - L'amministrazione scolastica è tenuta ad effettuare idonei controlli, anche a campione, in tutti i casi in cui sorgono fondati dubbi sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni e delle dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà di cui ai precedenti articoli 3 e 4.

10.2 - I controlli riguardanti dichiarazioni sostitutive di certificazione e dell'atto di notorietà sono effettuati dall'amministrazione scolastica con le modalità previste all'art. 43 del D.P.R. 28.12.00, n. 445, consultando direttamente gli archivi dell'amministrazione certificante ovvero richiedendo alla medesima, anche attraverso strumenti informatici o telematici, conferma scritta della corrispondenza di quanto dichiarato con le risultanze dei registri da questa custoditi.

10.3 - Qualora le dichiarazioni di cui al presente regolamento presentino delle irregolarità o delle omissioni rilevabili d'ufficio, non costituenti falsità, il funzionario competente a ricevere la documentazione dà notizia all'interessato di tale irregolarità. Questi è tenuto alla regolarizzazione o al completamento della dichiarazione; in mancanza il procedimento non ha seguito.

10.4 - Qualora il controllo riguardi dichiarazioni sostitutive presentate ai privati che vi consentono di cui al punto 1.2 del presente regolamento, l'amministrazione competente per il rilascio della relativa certificazione, previa definizione di appositi accordi, è tenuta a fornire, su richiesta del soggetto privato corredata dal consenso del dichiarante, conferma scritta, anche attraverso l'uso di strumenti informatici o telematici, della corrispondenza di quanto dichiarato con le risultanze dei dati da essa custoditi.

10.5 - Ai fini dei controlli di cui al presente articolo l'amministrazione scolastica individua e rende note le misure organizzative adottate per l'efficiente, efficace e tempestiva esecuzione dei controlli medesimi e le modalità per la loro esecuzione, così come specificato al punto 10.2. La mancata risposta alle richieste di controllo entro trenta giorni costituisce violazione dei doveri d'ufficio.

ART. 11

PROVVEDIMENTI CONSEGUENTI A RILEVAZIONE DI FALSE DICHIARAZIONI

11.1 - L'amministrazione scolastica ed il personale dipendente, salvi i casi di dolo o colpa grave, sono esenti da ogni responsabilità per i provvedimenti adottati sulla base di false dichiarazioni o di documenti falsi o contenenti dati non più rispondenti a verità, prodotti dall'interessato o da terzi.

11.2 - Costituisce violazione dei doveri d'ufficio la mancata accettazione delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni e/o dell'atto di notorietà, rese a norma delle disposizioni del presente regolamento.

11.3 - Costituiscono, altresì, violazioni dei doveri d'ufficio per il personale addetto:

-       la richiesta di certificati nei casi in cui, ai sensi dell'art. 8, vi sia l'obbligo del dipendente di accettare la dichiarazione sostitutiva

-       il rifiuto da parte del dipendente addetto di accettare l'attestazione di stati, fatti e qualità personali mediante l'esibizione di un documento di riconoscimento.

11.4 - Fermo restando quanto previsto dal successivo comma, qualora dal controllo emerga la non veridicità del contenuto della dichiarazione, il dichiarante decade dai benefici eventualmente conseguenti al provvedimento emanato sulla base della dichiarazione non veritiera.

11.5 - Chiunque rilascia dichiarazioni mendaci, forma atti falsi o ne fa uso nei casi previsti dal presente regolamento è punito ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia.

11.6 - L'esibizione di un atto contenente dati non più rispondenti a verità equivale ad uso di atto falso.

11.7 - Le dichiarazioni sostitutive rese ai sensi del presente regolamento sono considerate come fatte a pubblico ufficiale.

11.8 - Se i reati indicati nei punti 11.5, 11.6 e 11.7 sono commessi per ottenere la nomina ad un pubblico ufficio o l'autorizzazione all'esercizio di una professione o arte, il giudice, nei casi più gravi, può applicare l'interdizione temporanea dai pubblici uffici o dalla professione e arte.

ART. 12

OSSERVANZA DI NORME

12.1 - Per quanto non espressamente previsto nel presente regolamento, saranno osservate le norme statali contenute nel D.P.R. 28.12.2000, n. 445 e successive modifiche ed integrazioni e tutte le circolari e direttive emanate dallo Stato.

12.2 - Le norme di legge e le disposizioni emanate successivamente dallo Stato aventi effetti modificativi e/o integrativi del presente regolamento prevalgono, in quanto applicabili, sullo stesso e, pertanto, vanno osservate nelle more della modifica del presente da parte dei competenti organi.

ART. 13

ENTRATA IN VIGORE E PUBBLICITA’

13.1 - Il presente regolamento sarà tenuto a disposizione del pubblico presso la segreteria didattica dell’istituto, ai sensi della vigente normativa in materia, e pubblicato sul sito web.

13.2 - Appositi avvisi e locandine saranno tenuti costantemente esposti in ogni ufficio nell'ambito della sede scolastica, allo scopo di consentire la più ampia diffusione e la migliore conoscenza generale della normativa oggetto del presente regolamento.

13.3 - Il presente regolamento entrerà in vigore dalla data di esecutività della deliberazione del Consiglio di istituto, che lo adotterà e ne disporrà la pubblicazione all’albo (di seguito sono disponibili i modelli di dichiarazioni sostitutive in conformità al presente regolamento)